Ett av mange temaer vi jobber med sammen med våre kunder, er hvordan sørge for gode og effektive møter som oppleves nyttige og relevante for deltagerne rundt bordet.
Møter blir ofte brukt til å diskutere problemer. Ikke rent sjeldent diskuterer vi problemer og løsninger uten å egentlig vite hva nøyaktig hva som er problemet. Vi mangler fakta, og antagelser florerer. Tidsbruken og frustrasjonene rundt bordet øker. For litt siden snakket vi med en leder som hadde brukt 35 timer av en arbeidsuke til å sitte i møter.
Effektive møter gjennom gode problemløsningsspørsmål
For å redusere tidsbruk i møter, samt øke graden av eierskap og ansvar hos hver enkelt ansatt/leder, kan nedenstående rutine være nyttig. Disse fire spørsmål skal besvares i skriftlig form, før et problem havner på en møtebord, eller før noen går inn til sin leder med et problem. Det er viktig at det gjøres skriftlig, for mange tenker og sorterer godt når de må skrive det ned.
- Hva er problemet? (Hente inn alle fakta – ikke antagelser. Hva er det vi med sikkerhet vet om problemet?)
- Hva er årsaken til problemet? (Studere fakta og finne bakgrunnen for problemet.)
- Hvilke mulige løsninger finnes på problemet?
- Hvilken løsning foreslår du?
Ofte vil løsninger på problemer dukke opp som troll i eske, når folk tar seg tid til å tenke grundig gjennom et problem og mulige løsninger på denne måten.
Leon Shimkin, en tidligere partner og adm.dir for et forlag i USA, Simon & Shuster, sa han var blitt kvitt 50% av sine bekymringer, og reduserte møtetiden for å diskutere forretningsproblemer med 75% etter å ha innført denne rutinen.
Gjør dette til en problemløsningsrutine for deg selv og evt. dine ledere/ansatte og fortell oss gjerne hvordan dette har skapt positive endringer når dere har testet det ut en stund.
Ta kontakt med oss for å få orden på kommunikasjonen og strukturen i møter
