Irritasjon over en fillesak

Hva er grunnen til at vi på et møte eller i et team ofte ender opp i en uenighet over en liten fillesak? Kan du ikke komme tidsnok for en gang skyld? Kom til poenget da, jeg trenger ikke alle detaljene. Hvorfor er det slik at jeg lar meg irritere av ting noen mennesker gjør og sier, og hvorfor irriterer andre seg over ting jeg gjør og sier når jeg gjør det i beste mening?

I min jobb handler det meste av det jeg gjør om hvordan kommunisere med andre mennesker, forstå og gjøre seg forstått. Jobben min består i å lage gode relasjoner med distributører og samarbeidspartnere. Dette innebærer blant annet å hjelpe ledere til å utvikle seg selv og sine medarbeidere til å lage robuste konkurransedyktige team som ønsker å lykkes, og lykkes. Jeg hjelper også rådgivere og selgere til en enklere hverdag med å oppnå tillit og forståelse hos sine kunder, som igjen fører til økt salg og kundetilfredshet. Så hva hadde da vært bedre enn å kunne «lese» og forstå alle mennesker?

Jeg ønsker å ta for meg noe av det som påvirker hvordan vi forholder oss til, tenker, føler og styrer vår adferd ut fra en hendelse. Innenfor coaching og kognitiv psykologi kalles det for meta-programmer. Meta-programmer er ubevisste sorteringsfilter vi mennesker bruker når vi tar inn informasjon utenfra. Dette er tankemønstrene som påvirker vår adferd, tanker og opplevelser.

Våre indre tankemønstre

Meta-programmer er indre tankemønstre som påvirker hvordan en person danner sine indre forestillinger og etterfølgende handlingsmønstre. En definisjon er: «Meta Programs are patterns in how someone thinks. They can be observed in their verbal and nonverbal expressions. Meta Programs determine behavior and emotions. Behavior and emotions determine results.»

Som eksempel kan vi bruke meta-programmet retningsfilter innenfor viljestyrende mønstre, der noen vil motiveres til noe og andre ønsker seg bort fra noe. Avhengig av tankemønsteret, om det er hva en vil bort fra, eller om det er hva en vil til, vil det påvirke adferden, tanker og opplevelsen. Ved å lære seg meta-programmer kan vi gjenkjenne disse hos andre personer og derfor lettere forstå deres adferd, hva som driver dem og hva som er en fornuftig tilnærming til individet. For vår egen del kan vi med kunnskap om meta-programmer gjenkjenne egne mønstre, for å forstå og for å kunne utfordre oss selv til å bli mer fleksible, slik at vi ikke blir fastlåst i et gitt mønster som kan være mindre hensiktsmessig.

De ulike meta-programmene kan fortelle oss noe om hva som påvirker vår måte å forholde oss til forskjellige situasjoner på, og hvilke verdier og overbevisninger vi har i vår tilværelse. Dr. L.Michael Hall forklarer: «We formulate these thinking styles at a higher «logical level» to our conscious processing of information». Disse «tankerammene» skaper således et mønster i hvordan vi tenker, føler og velger, og hva vi tenker om hva vi tenker, føler og velger, som igjen får utløp i adferd.

Figuring out people

I boken «Figuring out people» lister L. Michael Hall opp 60 meta-programmer som han kategoriserer innenfor fire kategorier cognitive, emotional, conative og semantic. Jeg har dristet meg til å oversette disse meta-program kategoriene til norsk:

• Mentale:Tenkning, representasjon og konseptualisering.
• Følelsesmessige og sosiale: Somatiske (kroppslige) følelser & sosiale følelser.
• Viljestyrende: Velge, ville, bestemme.
• Semantiske eller konseptuelle: Skaper kategorier av mening.

Hall har endret sine grupperinger over tid og tidligere omtalte han kategorien «semantic» for «Responding», som en kategori for adferd og kommunikasjon. Ved å ha kategorisert meta-programmene vil det være til hjelp når vi vil forstå og søker etter meta-program preferansen hos et menneske.

Det er viktig å poengtere at det ikke finnes noe som er riktige eller gale preferanser innenfor meta-programmer, og at de beskriver adferd, ikke identitet, med andre ord hva mennesker gjør, og ikke hvem de er. Vi er fleksible i våre meta-programmer og preferansen kan også være situasjonsbestemt. En person som prefererer til å opptre ustrukturert kan opptre meget strukturert i gitte situasjoner, hendelser eller aktiviteter. (evt at viktig å arbeidemed beholde evt styrke fleksibiliteten. (stretching metaprograms) Kan bli hemsko dersom for lite fleksibilitet?

Historien på kontoret

For å forstå mer av hvordan disse meta-programmene fungerer kan du se for deg at du er møteleder for de ansatte på ditt kontor. Du har et internmøte med de fire ansatte på din avdeling. Dette er et fast ukes møte hvor dere gjennomgår resultater fra forrige uke og ser på mulighetene for kommende uke.

Vidar

Den ene av dine ansatte heter Vidar, han har behov for å prate mye, han forteller om hvor han var og hva han gjorde på i forrige uke. Han kan mye om faget og deler villig sin kunnskap med andre. Han legger også raskt merke til når noen kan gjøre ting annerledes og gir dem tilbakemeldinger på dette. Han har mange jern i ilden og sitter sjelden stille. Han tar gjerne initiativ til å få igangsatt prosjekter og er ofte den første som tilbyr seg å bidra om det skulle være nødvendig. Vidar er trygg på seg selv og vet selv når han gjør en god jobb.

Line

Line sier vanligvis ikke så mye, og som vanlig noterer hun ned alle detaljene fra møtet i den sorte notatboken sin. Alt er punktvis satt opp med hvem som skal gjøre hva og når, og det er alltid Line som sender ut referat etter møtet. Line er også den første som kommer på jobb hver morgen og som sitter klar når møtet begynner, og hun har sine faste rutiner gjennom hele arbeidsdagen. Line er også den som har full kontroll over alt som skjer, selv om hun er usikker og spør etter bekreftelser på hvordan ting var og hva som må gjøres og om ting er tilstrekkelig gjennomført.

Per

Per er morromannen, han kommer alltid litt for sent og har tilsynelatende alltid med seg litt kaos. For Per kan ikke møtet starte før Per har fått fortalt hva som hendte i helgen, folkene, latteren, og stemningen. Per liker å styre dagen sin selv, og liker seg aller best når han kan jobbe sammen med noen av de andre på kontoret. Han forteller ofte om tilbakemeldingene han fikk, og alle menneskene han har møtt når han er ute hos kundene. Per er tar det meste med et smil, for han er glasset halvfullt og han ser muligheter med det meste. Selv om han kan gi grei beskjed om noen bråker for mye, har radioen på eller smatter når de spiser lunsj. Per vet også når han har gjort en god jobb, men han synes også det er greit å få bekreftet dette fra både fra kunder og de andre på kontoret.

Med disse variasjonene er det gjerne lett så forstå at det kan være krevende å sørge for at alle får komme til i møtet og alle får bidra for at teamet skal yte maksimalt.

Vidar,Line og Per

Denne lille kontor historien er fullspekket med meta-programmønster hos hver av de ansatte. Jeg vil ta for meg tre av mønstrene og hvordan kunnskap om disse meta-programmene kan hjelpe meg som leder:

«Time Experience: In Time – Through Time» har Hall satt i kategorien «Semantic». En som preferer Through Time «er en person som planlegger, organiserer og strukturerer. Personen tar avgjørelser basert på vurderte data, og kan ofte oppfatte overraskelser som «ubehagelige»». En In Timer «er et menneske som foretrekker å leve i nuet, og som har en fleksibel tilnærming til det de gjør» «De kan gjerne komme for sent til avtaler, og de kan også være uforberedt»

«Authority Sources: Internal – External» har Hall satt i kategorien «Emotional». «Dette filteret er relatert til hvordan mennesker bedømmer resultatet av sine handlinger» «Vi kan bedømme det ut fra indre egen referanse eller ut fra tilbakemeldinger fra omverden».

«Preference: People, place, things, activity, information» har Hall satt i kategorien «Conative». Dette filteret forteller om hva en person liker og hva den ønsker å gjøre. Om det er jobb eller fritid vil en preferere til å ha interesse for mennesker, steder, ting, aktivitet eller informasjon.

Med kunnskap om disse meta-programmene kan jeg være observant på at Vidar, som prefererer trough time, internal, place/activit, kan ha behov for å få oversikt over hva som skjer fremover slik at han unngår overraskelser. Jeg kan vektlegge steder og aktivitet når jeg kommuniserer med han. Jeg vet også at han selv vet når han har gjort en bra jobb, sik at han ikke er avhengig av at jeg gir han tilbakemeldinger for hver minste detalj.

Line som prefererer through time, external, information, vil ha samme behov som Vidar når det gjelder oversikt, men trenger hyppige tilbakemeldinger for å få bekreftet at jobben hun gjør er bra. Og i kommunikasjon med henne er informasjon viktig for at hun motiveres.

Per som prefererer in time, people, internal with external check, kan gjerne ta ting mer på sparket og trenger nødvendigvis ikke samme forberedelser som de to andre. Han vet selv når han har gjort en god jobb, men trenger en tilbakemelding fra meg som leder for å få bekreftet dette. I kommunikasjonene og arbeidsoppgavene vil det være smart å fokusere på menneskene.

Hva med oss selv?

På samme måte som alle de involverte i «historien på kontoret» har sine behov og tankemønstre, har vi som lesere våre. Hva handlet historien om? Hvilket type møte var det? Hvilken farge var det på skriveblokken til Line? Var det irriterende at bare tre av de fire personene ble omtalt? Dine svar på disse spørsmålene kan fortelle noe om hvilke meta-programpreferanser du har. Hva om vi tar utgangspunkt i det mentale meta-programmet Global – Spesifikk. Husker du hva historien handlet om? Fikk du med deg alle detaljene? Navnene til de ansatte? Eller fargen på notatblokken til Line?

Hva du fikk med deg og hvilken preferanse du brukte, enten det var i retning av global eller spesifikk, kan også handle om hvilken rolle du hadde når du leste denne. Leste du den tilfeldig av interesse for meta-programmer? Leste den bare for å være hyggelig med meg? Eller kanskje du er sensor og opptatt av detaljene eller bare ute etter om jeg har en generell forståelse av faget? Uansett så kan meta-programmer være situasjonsbetinget og vår bevissthet til dem gir oss større muligheter til å bevege oss i retning av begge ytterpunktene når det er hensiktsmessig.

Hvordan forstå og nå frem?

Med det store antallet av meta-programmer kan temaet virke overveldende, det kan derfor være en god strategi å ta for seg et og et tankemønster. Ved å lære meg et enkelt mønster, og gjøre meg trygg på dette, gjerne finne ut hvordan jeg selv prefererer i dette meta-programmet. Deretter kan jeg se etter mønstret hos mennesker og finne ut av hvordan de prefererer. Når jeg har lært meg dette kan jeg gjøre meg kjent med nye mønstre og utvide repertoaret.

Ved å jobbe med meta-programmer og lære meg flere og mer om dem, vil jeg kunne gjenkjenne og lettere forstå hvorfor mennesker rundt meg tenker, føler, vil og gjør som de gjør. Når jeg lettere forstår og ser mønstre vil dette hjelpe meg til hvordan jeg skal tilnærme meg den enkelte, jeg kan forstå hva som er en hensiktsmessig tilnærming til vedkommende. Jeg kan få en forståelse av hvordan personen blir preget tankemessig og følelsesmessig og hvordan personen baserer sine valg. Med denne kunnskapen kan jeg tilrettelegge for at læring, informasjon og dialog kan tilpasses og ivaretar den enkelte. Det kan også gi meg verdifull informasjon om når det vil være nyttig for en ansatt å strekke seg i et preferert mønster.

Ved å lære å kjenne totalkompetansen til hele mennesket kan jeg også danne meg et bilde av hvordan personen bruker sine meta-programmer i andre situasjoner og hvordan en kan gjenbruke dette mønsteret til andre situasjoner hvor dette vil være nyttig.

Jeg vil også få informasjon om hvordan vi kan samarbeide og hvordan skape robuste team. Jeg vil forstå mer hva som er viljedrivende og hva som kan irritere, forvirre eller må annen måte oppfattes som en negativ omgivelse for andre. Husk at vi har hele spekteret av alle meta-program i oss. Du er ikke slik, du gjorde slik.

ER DET BARE SÅNN DU ER?
Hvordan forstå og nå frem gjennom kunnskap om metaprogrammer.
Fordypningsoppgave skrevet av Ole-Jørgen Kjenes
Programdeltaker på Kreativ Ledelse og Coaching Nivå C

Er du klar for å utvikle deg faglig og personlig?
Ta en titt på vårt leder- og utviklingsprogram:  Lederskolen