Digitale møter? Slik røper kroppsspråket deg

Dagbladet har snakket med eksperter, som er klare på hva som er greit og hva som ikke tar seg ut i et videomøte med jobben.

For å ta det med én gang: Ekspertene er samstemte i at kameraet skal være PÅ under videomøtet.

Viktig med variasjon

Erica Grunnevoll i CoachTeam har selv nettopp vært i et Teams-møte når Dagbladet snakker med henne. Hun jobber til daglig som ledertrener og foredragsholder innen kommunikasjon, kroppsspråk, konflikthåndtering og lederutvikling.

Var du bevisst på ditt kroppsspråk i Teams-møtet du nettopp var i?

Å ja. Jeg er bevisst på at min kropp, stemme og ansiktsuttrykk har utrolig mye å si i forhold til energien rundt det å gi respons. Sitter du henslengt, nedsunket i stolen, så vil nok mange lurer på om du er med.

Hun etterlyser en klarere rammesetting rundt Teams-møter, med at man er «på» med ikke bare kamera og mikrofon, men også med øyne og ansiktsuttrykk.

I videomøte sitter vi langt unna hverandre, men samtidig er vi nærmere hverandre, ved at vi får hverandre rett opp i ansiktet. Det kan sette andre helt ut om jeg da holder på med telefonen, ser en annen vei eller gjesper høyt. Det er noe med å være oppmerksom på at man sitter i et møterom, sier Erica Grunnevoll til Dagbladet.

Selv pleier hun å forberede seg til Teams-møter med litt bøy og tøy, for å få en god blodsirkulasjon. Hun har også skaffet seg en ergonomisk krakk, som gjør at hun retter seg opp i ryggen, en stilling som gjør at man er mer «på.»

Jeg tenker det er viktig at den som prater er oppmerksom på om vedkommende har kraft nok i stemmen og variasjon og ro nok. Er jeg behagelig å høre på nå? Snakker jeg for fort? Så handler det om å bruke hendene og kroppen til å poengtere ting.

Grunnevoll mener vi også må være oppmerksom på munnen. Når vi er konsentrerte, så har geipen nemlig en tendens til å gå nedover.m
Det kan feiltolkes, og det er greit å vite at vi kan sende ut doble signaler. Derfor er det også lurt å bruke smilet i øynene. Øyne gir kjemperespons, og kan bety mye for energien i møtet.

Av respekt for de andre i møtet, er det enkelte ting vi bare ikke gjør i et videomøte.

Som tilhører sitter du ikke henslengt ned i stolen med beina på bordet og scroller på mobilen eller grer håret. Nå er vi i et møtelokale, og da er vi «på.» Vi  viser vedkommende som snakker at vi er med. Bruke tommel opp, gi respons med kroppen.

Hersketeknikk

Om du vet at møtet kommer til å vare en stund, mener Erica Grunnevoll det er viktig å ha med seg et glass vann foran pc-skjermen.

Vann er viktig for kroppen og konsentrasjonen. Det er også viktig å holde blodsirkulasjonen i gang. Pass på å få litt variasjon. Det kan være møteleders ansvar å sørge for jevnlige pauser, kanskje si at «nå tar vi tre minutter for å fylle opp kaffekoppen eller gå på toalettet.»

Hvis jeg ikke orker å høre på en person, og ikke klarer å skjule det, da blir jeg avslørt på Teams?

Ja, du blir veldig avslørt. Og det gjør noe med hele gruppefølelsen. Det kan også være en hersketeknikk dersom en deltaker himler med øynene, demonstrativt ser en annen vei, rister på hodet, tar hånda til panna, gjesper åpenlyst eller skjærer grimaser.

Selv om hun har sansen for de mulighetene som ligger i et videomøte, mener Erica Grunnevoll at vi heller ikke må glemme at det fortsatt er noe som heter telefon. Hun tenker at det ikke er sånn at vi på død og liv må se hverandre hver eneste gang man skal snakke sammen.

Av og til kan det være minst like bra å ta en telefonkonferanse. Det er også med å skape en variasjon.

Fasinerende møter

Kroppsspråk og Teams-møter er veldig fascinerende. Den non-verbale kommunikasjonen forteller veldig mye om deg, sier Hanne Lindbæk – kommunikasjonscoach og tidligere skuespiller.
Nå har veldig mange av oss sittet i jevnlige videomøter siden mars i år – men går du inn i et Teams-møte med samme innstilling og holdning som du tidligere gjorde til et fysisk møte på jobben?

Sitter du rak i ryggen og følger med i alle samtalene, eller lener du deg tilbake, rister på hodet og tenker at ingen uansett legger merke til dine fakter på en liten skjerm?

– I min verden prøver vi å få alle til å ha på kamera hele tiden, og kanskje også lyden. Vi ber folk sette seg i et rom hvor de kan skru på mikrofonen. Da får du en mest umulig vanlig samtale og du kan senke terskelen for å la noen ta ordet, sier Hanne Lindbæk.
Nå som spørsmålet om kamera er avklart, så handler det om hvordan du bør oppføre deg i et videomøte med andre. Det handler ikke minst om respekt for de andre møtedeltakerne.
Om du sitter halvveis nedsunket i en stol og holder på med andre ting mens folk prater, så oser det dårlig energi, og med det kroppsspråket vil du kvele all entusiasme og glede med en gang, sier Lindbæk.

Glad i ansiktet

Hun mener at personen som snakker bør være bevisst på å sitte med rak rygg og gjerne litt framoverlent, samtidig som man er observant på eget ansiktsuttrykk. Da vil den positive holdningen gi energi og atmosfære til hele møtet.

– Det å være glad i ansiktet, å vise at du er glad for å være i møtet, vil være med på å skape energi. Og på Teams ønsker vi alle andre humør enn dårlig og kjedelig. Om du så bare lager en smilelignende grimase – uten at du egentlig er glad – så vil stemmen din automatisk høres mer innbydende og energisk ut.

Å bli møtt med smilende ansikter gjøre det også enklere å tåle den dørgende stillheten som ofte kommer når man spør om det er noen som har spørsmål til det som er blitt sagt.
Men det kan selvsagt være at du opplever at du ikke får positive tilbakemeldinger underveis. Det kan til og med hende at folk skrur av kamera. Da gjelder det å ikke kaste inn håndkleet.

– Da må du bare fortsette å gi energi inn i skjermen, som om folk sitter der ute og digger det du sier. Du må ikke være paranoid. Du må tenke at folk digger deg. At de liker det du sier, og at de sitter der og nikker, selv om du ikke ser det. Da skjer det noe positivt med hele kommunikasjonen på Teams, sier Hanne Lindbæk.

Og legger til: For det er jo hermeleken: Om du snakker med varme og entusiasme og skaper en god atmosfære, så vil du oppleve at folk blir med på tur, og liker deg bedre.

Tilstedeværende lytter

I et fysisk møte er vi vant til å ha øyekontakt med de andre møtedeltakerne. Når du sitter alene på hjemmekontoret, så mister møtet naturligvis den dimensjonen.  I et videomøte lytter vi mer enn vi tar inn visuell informasjon. Om du vil være god og overbevisende på Teams, så er trikset å se inn i kameralinsa på toppen av pc-en. Da ser det ut som du ser på folk, sier hun, og legger til at det er spesielt lurt i begynnelsen og slutten av møtet – for da starter og avslutter du med som ser ut som ekte kontakt med publikum.

Selv om du ikke har ordet i møtet, så mener kommunikasjonscoachen at du har en viktig rolle for å bidra til et godt møte.

– Når du er en lytter, så vær en god og tilstedeværende lytter. Sitt gjerne og nikk. Alt du kan gjøre for å vise at du er oppmerksom på den som prater, og at du følger med. Det fører til at den som prater får det litt bedre med seg selv.
En arbeidsplass består av mange forskjellige mennesketyper. Noen er utadvendte vesener som elsker å prate med andre, noen er mer tilbaketrukket og innadvendte – mens andre er spøkefuglen som elsker ablegøyer og humor.
Fra hjemmekontoret får mange ikke utspilt sin rolle i fellesskapet. Hanne Lindbæk mener det er viktig å skape digitale rom, hvor alle kan få være den de er.

– Det er flere som har møter uten agenda, for å ha noen settinger hvor ordet er fritt og folk bare kan tulle og ha det litt ok. Dette er en fin måte å erstatte praten ved kaffemaskinen på jobb. Da får du kompispraten, og de som pleier å være litt morsomme kan være det. Det skaper litt gjenkjennelse fra tiden med fysiske møter. Det tilfredsstiller et behov for mange det også.

Koselig innestemme

Hanne Lindbæk mener at bruken av videomøter også har endret stemmebruken vår. Det som tradisjonelt har vært en «utestemme» i møter, for å tiltrekke seg folks oppmerksomhet, har dreid mer over til bruk av «innestemme» på Teams.
Det er mye å hente på å roe seg ned og bruke en innestemme, for å lage en varm atmosfære med stemmebruken, som om du sitter ved peisen med en god venn. Den høyverdige taleformen har fått seg en liten pause, for vi er ikke samlet i store forsamlinger lenger. Da er det lurere å snakke som om du snakker til én, for slik skaper du en større intimitet.

– Det er mye mer nyttig å lage en lavskuldret uformell og ålreit kompisprat, enn å prøve å framstå som veldig boss.

– Om du ser på forskningen, så forteller den oss at bare sju prosent av det du sier handler om hvilke ord du velger å si. Funnene til professor i psykologi ved University of California, Los Angeles, Albert Mehrabian – en bauta i kommunikasjonsforskning – viser at hvid det er forskjell på kroppsspråket og ordene du velger å si, så vinner kroppsspråk og stemmebruk over ordvalget.

Derimot er det enklere å «lure» folk på Teams. Om du har et trist kroppsspråk, men later som om du er glad, så vil ikke folk gjennomskue deg like lett på Teams, som de ville gjort i et fysisk møte.
Ved å stå får du mer oksygentilførsel og blodsirkulasjon til hjernen, så du får mer energi bare av det. Og står du med høy torso, så virker du mer henvendende og åpen. Da får du bedre kontakt med de andre i møtet.
Ingen vet når Covid-19-vaksinen kommer til Norge, men kommunikasjonscoachen er overbevist om at vi også i framtida vil ha mange møter på Teams, og at det derfor bare å innarbeide rutiner for gode videomøter først som sist.

– Er det noen tabber som går igjen på Teams?

– Lange monologer. Verden vil bedras fortere og fortere. Vi tåler mindre og mindre soundbytes, så å holde seg kort og si mindre tror jeg er enda viktigere på Teams. 20 minutter er maks av hva folk orker å høre av innlegg.

Spontaniteten blir borte

Live Bressendorf Lindseth er en av Norges fremste eksperter på kroppsspråk og står blant annet bak boka «Kroppsspråkets makt».
Hun mener at vi blir litt mer «låst» i en videosamtale enn i et fysisk møte. – På Teams ser man seg selv, selv om det bare er i en liten rute nederst i hjørnet, og man blir mer opptatt av hvordan man tar seg ut, bevisst eller ubevisst. Det gjør at noe av spontaniteten antagelig blir borte, sier hun.

Og spontaniteten er nettopp det som normalt bidrar til at du får et mer naturlig kroppsspråk, som er mer spennende for de du snakker med og ser på.
Bressendorf Lindseths tips er å behandle et videomøte på samme vis som et fysisk møte.

– Det handler om å vise at du er interessert i det som foregår, så det er noe med å ikke synke helt sammen, som om dette er det kjedeligste du foretar deg i dag.

– Beina på bordet er ikke lov?

– Nei, det synes jeg ikke noe om, med mindre det er et Teams-møte med venner. Om det er et jobbmøte, og man ønsker å opprettholde profesjonelle relasjoner, så tenker jeg at man bør sitte som om man hadde vært i et fysisk møte.
Mye av kommunikasjonen som foregår er non-verbal, og det vi ser etter ubevisst, er om man blir akseptert og respektert.

– Alle mennesker har et genuint behov for det. Vi er klar over at ikke alle mennesker kan like oss, men vi ønsker iallfall å bli respektert for den vi er. Vi liker å få en rask reaksjon på hvordan personene vi snakker med reagerer på det vi sier, og måten vi undersøker det på er om den vi snakker med har en vennlig utstråling.
Mens man ofte får lyttebekreftelser i et fysisk møte, så kan de være vanskeligere å oppfatte på Teams, for det er ikke like tydelig om vedkommende sitter litt unna kameraet. Om du skal lyttebekrefte, så gjør det med tydeligere bevegelser. Det gir den som prater en god følelse, at de er på riktig spor, osv.

Antall personer avgjør

I et Teams-møte så mener hun at dette med øyekontakt med de andre i møtet er et problem.

– Om du titter inn i kamera, så kan du se på den personen du snakker til, men du ser ikke vedkommende. Men om du ser på vedkommende på skjermen, så ser du ikke inn i kamera, og da vil ikke den du snakker til oppleve at du ser vedkommende inn i øynene.
Hennes anbefaling er uansett å ha på kamera, med mindre det er snakk om et møte med 15-20 personer, eller flere. Da mener Live Bressendorf Lindseth at det må være lov for den som ikke snakker å skru av kameraet.

– Man blir helt forvirret av 40 små ruter. Også med 15-20 kan det bli litt mye, om alle skal ha på kamera samtidig. Da ser du ikke engang de du skal ha møte med.

Også Live Bressendorf Lindseth er opptatt av betydningen av den non-verbale kommunikasjonen.

– Inntrykksdannelse skjer ubevisst hele tiden, også på Teams. Derfor kan det være greit å anstrenge seg for å fokusere positivt, både av hensyn til seg selv og omverdenen, selv om du har en dårlig dag. Spør deg selv om du skal la ditt humør gå ut over andre, eller om du skal prøve å gjøre noe med det.

Er det noen tabber som går igjen på Teams?

– Det er de som skrur av kamera og tenker at nå er det ingen som ser dem, men så glemmer de å skru av mikrofonen også. Da kan det være pinlig å ta en privattelefon eller gjør andre ting som alle hører, uten at du er klar over det.

Dagbladet 22.11.2020 og Magasinet 09.01.2021
Journalist Roy Wahlstrøm

Gjengitt med tillatelse