Å ha tid til å lede, planlegge, sortere, delegere og prioritere er et valg jeg har tatt. Jeg får lite tid til dette om jeg involverer meg i alt.
Dette sier Ørjan Smaadal, Daglig leder i Frydenbø Bil avdeling Førde, Stryn, Sogndal, Ørsta og Måløy.
Vi har invitert tre ledere på ulike ledernivåer i Frydenbø Bil til en lederprat om deres erfaringer med Lederskolen og CoachTeam.
Først ute er Ørjan Smaadal.
Hvilken ledererfaring hadde du før du begynte på Lederskolen?
Før jeg begynte som daglig leder i Frydenbø Bil jobbet jeg som revisor og rådgiver. Jeg ble etterhvert involvert i rekruttering, og hadde ansvar for medarbeiderne som deltok i oppdrag jeg ledet. Derfor vil jeg nok mene at jeg hadde noe ledererfaring før jeg begynte i Berge & Co i 2018.
Her startet jeg med ansvar for økonomi og administrasjon, og ble i de neste årene godt kjent med alle medarbeidere samt fikk god kjennskap til hvordan bilsentrene driftes.
I 2022 ble Berge & Co en del av Frydenbø Bil familien og jeg ble daglig leder. Parallelt med dette startet ledegruppen og jeg lederutviklingsprogrammet Frydenbø Lederskole i regi av CoachTeam.
I det daglige er vi en ledergruppe på 11, mine 10 lederkolleger som rapporterer direkte til meg har ansvar for 88 medarbeidere. Totalt er vi 99 mennesker i organisasjonen jeg leder, og vi er nok ganske representative for Norges befolkning forteller Ørjan.
Fortell oss gjerne litt om dine erfaringer med lederprogrammet Lederskolen?
For oss som ledere tenker jeg det er nyttig og nødvendig å ha kunnskap og kompetanse om forskjellige lederstiler og situasjonsbestemt ledelse. En lederstil passer ikke for alle. Vi som ledere må velge ulik stil etter hvem medarbeiderne er, og hva de gjør.
Mennesker motiveres forskjellig, det gjør at jeg i mye større grad etter lederprogrammet tenker igjennom egen kommunikasjon, hvordan jeg ordlegger meg, så vel skriftlig som muntlig.
Lederhverdagen min inneholder mye møtevirksomhet og noen oppgaver som bare jeg gjør. Mesteparten av arbeidsdagen min er uforutsigbar. Det betyr at jeg må være klar til å løse de oppgavene som måtte dukke opp.
Selvledelse verktøy og refleksjon blir derfor overskrifter jeg har med meg hver eneste arbeidsdag, samt det å sette mål, både kortsiktige og langsiktige. Jeg starter dagen min hjemme med kaffekoppen. Jeg legger bort telefonen, reflekter rundt hva som er det første jeg vil gjøre når jeg kommer på jobb. Hvilke ting er det nødvendig å få gjort i dag? Hvem er det jeg trenger å snakke med for å opprettholde kontakten?
I tillegg bruker jeg prioriteringslister, er realistisk i min planlegging og bruker modellen Viktig, haster, ikke viktig, haster ikke.
Jeg har gjennom lederskolen lært viktigheten av å få gjort de nødvendige sakene tidligst på dagen slik at jeg er ledig til å jobbe med oppdukkende saker som kommer inn. Jeg har fine og gode folk rundt meg som jeg også delegerer til.
Med god hjelp fra Lederskolen har jeg fått en struktur på lederhverdagen som gjør at jeg kan ta tak i det som kommer inn ad hoc. Den gode strukturen jeg har fått på plass gir meg også tid til å lede.
Sammen med sunnere selvledelse som stopper meg fra å hjelpe til med alt som ikke er mitt bord, opplever jeg nå lederhverdagen min som god. Det er fort gjort som leder, å gå i den fellen å ha en finger med i alt som skjer. Da får jeg tid til lite annet. Jeg bruker nå mer tid på å reflektere over og evaluere hva jeg gjør og hvorfor jeg gjør som jeg gjør. Da er det enklere å være i forkant av det som skal skje.
«Å ha tid til å lede, planlegge, sortere, delegere og prioritere er et valg jeg har tatt.»
Glemmer jeg å ta dette aktive valget hver dag, blir jeg fort tatt av hverdagen. Det skjer av og til, og det blir min påminnelse på at valget tar jeg hver dag. Prosessen med Lederskolen og vedlikeholdsprogrammet gjør at jeg har blitt flinkere og mer bevisst på dette.
Jeg var helt ny i rollen som daglig leder da vi startet opp med Frydenbø Lederskole, og kjente på litt usikkerhet rundt hvordan den jobben ville bli. Jeg har vokst mye på prosessen sammen med lederne jeg leder. Uten Lederskolen ville det tatt lengre tid før vi som ledere hadde kommet dit vi er nå.
«Det har vært en stor fordel for mitt lederteam og meg at vi tok lederskolen sammen. Det har vært et felles løft i ledergruppa.»
Den største fordelen er uten tvil at vi nå har en felles plattform. Felles kunnskap og verktøykasse gjør at vi snakker samme språk. Det gir større forståelse for beslutninger og perspektiver. Jeg opplever at innholdet i samtaler og diskusjoner holder et høyere nivå enn tidligere fordi vi har bygd en solid grunnmur sammen. Vi har gjennom Lederskolen diskutert caser og metode. Når vi kommer opp i situasjoner har vi nå en felles kunnskapsbase vi kan referere til.
Vi bruker pensum aktivt, hva var det vi lærte/diskuterte på Lederskolen, hvordan anvender vi dette nå?
«Det vi og de øvrige lederne i Frydenbø Bil har jobbet med sammen gjennom Lederskolen til CoachTeam, har blitt til «sånn gjør vi det i Frydenbø Bil».
De fleste av lederne jeg leder har kommet i lederposisjon via fremrykk. Jeg opplever nå at de gjennom Lederskolen har fått et stort faglig løft innen ledelse og hvordan lede mennesker.
Alle lederne jeg leder, er ansvarlige og har hektiske dager på jobb. Jeg opplever at de nå selv ser, og har fått verktøy til å restrukturere dagen sin. De kommer med flere løsninger og er enda tryggere i lederrollen. Vi har økt tydelighet på hvilke utfordringer som det er nyttig å sparre rundt kontra mandatet de som ledere har.
Hvilke endringer har lederprogrammet ført til for din del?
De største endringene jeg har gjort underveis og etter jeg gjennomførte års programmet med Lederskolen er hvordan jeg prioriter, utøver selvledelse, og gir meg selv anerkjennelse, isteden for å vente på å få den fra andre. Det har gitt meg bedre tid til å lede, til å være til stede for mine ledere, noe som igjen har gitt dem økt trygghet. Og jeg er veldig bevisst på å gi feedback.
«Ledelse er ingen salderingspost.»
Året med lederskolen har utvidet mitt syn på ledelse. Jeg er mer oppmerksom og bevisst på at jeg snakker med folk, jeg vil ha god kommunikasjon med alle, folk skal bli sett. Vi trenger feedback, også når ting er bra. Alle må få feedback selv om det ikke er noe å klage på. Å gi konstruktiv feedback trenger kontekst. All feedback må være spesifikk og kommunikasjonen åpen og ærlig. Feedback er ferskvare. Og ledelse kan ikke være en salderingspost.
Hvilken tematikk innenfor lederskolepensum opplevde du som mest interessant?
Den mest spennende tematikken for meg i lederskolepensumet var selvledelse og kommunikasjon, og da spesielt språkmodulen. Fokus på stressmestring var veldig god for gruppen, og ga mange en aha opplevelse rundt eget stress. Hverdagen i bilbransjen er hektisk. Forståelsen for de psykologiske og fysiologiske ting som skjer med oss mennesker når hamsterhjulet spinner er viktig. Tematikken rundt møtestruktur, hvordan planlegge og gjennomføre gode møter var nyttig.
Å lære hvordan vi jobber med å sette mål, konkret og spesifikt er tema jeg også vil trekke fram.
At vi i tillegg til interessante temaer og diskusjoner får en verktøykasse med konkrete verktøy og «hvordan gjør vi det» gjør at vi kan ta opp noe fra verktøykassa rett etter en samling, eller bare det å vite at jeg har det verktøyet liggende til jeg trenger det, er veldig bra. Som den vanskelige samtalen. Den har vi jo ikke hver dag, men det å vite hvilke forberedelser jeg trenger å gjøre, hvordan jeg skal lage meg en god tilstand før samtalen og hvordan jeg kan legge opp samtalestrukturen. Det er enkelt å ta det opp av verktøykassa, repetere litt, og så er du der du trenger å være.
Gjennom hele Lederskolen har vi jobbet mye i grupperom og diskutert. Dette gir en fin variasjon
Hvilke gamle vaner har du lagt fra deg? Hva har du sluttet med?
Jeg har sluttet med å la hjernen min vandre fritt, og bruker derfor minst mulig tid på det jeg ikke får gjort noe med. Da kan jeg legge energien min der jeg har mulighet til å påvirke.
Lederutvikling med CoachTeam og Lederskolen er i høyeste grad også personlig utvikling. Hva har det betydd for deg personlig?
Jeg er tryggere i lederrollen, jeg fått utviklet lederegenskaper sammen med de andre lederne.
I tillegg bruker jeg mye av det jeg har lært også utenfor jobb. Som menneske ser jeg enklere flere perspektiver av en sak.
Jeg er også musiker og bruker blant annet visualisering i forkant av konserter. Nå er jeg veldig oppmerksom på hvor viktig det er å ha parkert stress før jeg går inn døra hjemme etter jobb. Det jeg tar med meg påvirker menneskene rundt meg.
Du var ny som leder i Frydenbø bil, samtlige av dine ledere og medarbeidere var nye for Frydenbø bil da du startet med lederutviklingsprogrammet.. Hva tenker du erfaringene fra Lederskolen har gitt dere som lederteam?
Vi har fått en felles plattform som ledere, som er forankret i Frydenbø sine verdier og visjon. CoachTeam er dyktige på skreddersøm.
Vi har fått opplæring, og vi har sammen skapt en forståelse for Frydenbø kulturen, for hvordan ledere i Frydenbø skal være, og hva som vil være vårt fokus. Vi vet hva som forventes av leveranse fra oss som ledere.
Det har vært betydningsfullt for teamet at vi hadde Lederskolen parallelt med at vi gikk fra å være Berge & CO til å bli Frydenbø Bil.
Som lederteam har vi i denne prosessen blitt mer sammenspleiset, trygge på hverandre og enda mer løsningsorienterte.
«Året med lederskolen har gitt oss veldig verdifull læring»
Dere har valgt å jobbe med CoacTeam videre med vedlikeholdsprogrammet vårt etter års løpet på Lederskolen. Hva var årsaken til at dere valgte det?
Vedlikeholdsprogrammet gir oss jevnlig repetisjon, samtidig som vi har noen utenifra som kan stille oss verdifulle spørsmål rundt hva vi gjør og hvorfor. Disse samlingene tar oss også ut av hverdagen, og gir oss tid til å jobbe med ledelse sammen. Det å ha en ekstern ledertrener i disse samlingene gir oss noe annet enn om vi skulle gjort dette selv. Jeg som leder får også skreddersøm til disse samlingene da innholdet planlegges sammen med deg som ledertrener Mina.
Sammen ser vi på hva det er mest behov for å sette søkelys på i ledergruppen. Hverdagen kan ta oss alle. Vedlikeholdssamlingene tvinger oss faktisk til å gripe tak og repetere. Det tar tid å integrere ny kunnskap og ferdigheter. Det kan lett gå i glemmeboken. Kunnskap, kompetanse og ledelse er ferskvare.
Vi har til nå hatt 7 vedlikeholdssamlinger, og vi kommer til å fortsette med disse samlingene fremover så lenge vi opplever at det er nyttig for oss.
Hva opplever du at vedlikeholds samlingene gir dere som lederteam og deg som leder?
Det gir trygghet i ledelse for oss alle.
Det gjør oppfølging av mine ledere enklere og mer effektivt.
Det bidrar til mer åpen kommunikasjon i ledergruppa.
Dersom du vil gi andre ledere en anbefaling om lederprogrammet Lederskolen, hva vil du si at de får/ hva vil du si til dem?
Faglig påfyll som leder. Har du med deg dine ledere også får du i tillegg en bedre ledergruppe, med mer samhold.
Lederskolen er en investering, i kr og øre og i kompetanse og sterkere lederskap. Lederskolen fordrer at deltagere setter av nok tid til å jobbe med pensum.
Et ordtak sier at «hvis du synes kunnskap er dyrt, bør du sjekke hva uvitenhet koster»! Hva tenker du når jeg sier det?
Jeg samtykker fullstendig. I tillegg vil jeg understreke viktigheten av å sette av nok tid til forberedelse før samlinger. Det har stor betydning for utbytte. Å sette av tid og våre forberedt er et valg. Dessverre hender det at det glipper for meg. Det er ikke alltid jeg gjør etter boka jeg heller. Den største forskjellen for meg nå, er at jeg ser at det skjer og da får muligheten til å gjøre noe med det, velge noe annet. Det er ikke alltid alle i ledergruppen åpner kalenderen og sier jippi «vi har samling i dag». Noen ganger passer det dårlig, men vi stiller likevel og etterpå er det alltid verdt det.
Før du og dine ledere gikk i gang med lederskolen var dere litt skeptiske til at vi kjører blended learning, en kombinasjon av digitale og fysiske samlinger. Noen ganger hele dager med lederutvikling på skjerm. Hva tenker du om det å lære om ledelse digitalt nå?
For vår del med forskjellige lokasjoner har det digitale fungert det helt fint. Skulle vi reist ville det tatt mye lengre tid. Det har fungert overraskende bra å sitte foran skjermen, også ved heldagssamlinger. Det krever bare litt mer av oss. Det var uvant i begynnelsen og nytt for meg å sitte i digitale grupperom. Jeg trengte å gjøre det noen ganger før det ble naturlig. Den digitale delen av Lederskolen har vært veldig effektivt. Tidligere ville vi brukt en dag på reise med reisekostnader i tillegg.
Selv om digitale samlinger har fungert utmerket, var det også fint å ha en av samlingene fysisk. Vi hadde en to dagers samling der temaet var kommunikasjon. Det ga oss mer verdi å ha denne samlingen fysisk, både det faglige, men også at vi fikk ha samling med sosialt innhold.
Når vi har vedlikeholdssamlinger digitalt på tre timers økter er digital samling helt fint. Det ville vært krevende for oss å gjennomføre fysisk avslutter Ørjan.
Ledertrener
